Autor: Das Sekretärinnen-Handbuch

Wenn Ihr Chef von seiner Geschäftsreise oder aus dem Urlaub zurückkommt, haben Sie ihm einen ersten Arbeitstag ohne Termine organisiert. Wenn er nur ein bis zwei Tage weg war, halten Sie ihm einen Vormittag frei.

Sie übergeben Ihrem Chef:

• die Postmappe, nach Prioritäten sortiert

• eine vollständige Anruferliste

• eine vollständige Vorgangsliste, falls erforderlich: Projektlisten

• eine Mappe „Erledigtes“, wenn Ihr Chef das wünscht

E-Mails: Sie haben E-Mails aus dem Account Ihres Chefs sortiert in „Bearbeitet“ und „Unbeantwortet“. Die unbeantworteten E-Mails muss Ihr Chef selbst bearbeiten. Sie können die unbearbeiteten E-Mails entweder ausdrucken und mit in die Postmappe legen. Oder Sie weisen ihn auf den Ordner „Unbeantwortet“ in seinem E-Mail-Account hin.

Wenn Sie Entwürfe für E-Mails erstellt haben, weisen Sie ihn auf den Ordner „Entwürfe“ hin.

Der Redaktions-Tipp: Schreiben Sie bei den unbearbeiteten E-Mails in die Betreffzeile oder die erste Zeile, was Ihr Chef noch zu erledigen hat und bis wann, zum Beispiel „Sehr eilig! Freigabe der Zahlen und Weiterleiten an Herrn Schmidt bis 10.01.“ Dann muss er sich nicht erst erarbeiten, was er zu tun hat.

Besonders durch die Vorgangsliste entlasten Sie Ihren Chef und sparen ihm viel Zeit und Aufwand. Wenn er ins Büro zurückkehrt, genügt es, wenn Sie ihm erst mal nur die Liste vorlegen.

Die vollständigen Unterlagen zu jedem einzelnen Vorgang kann er sich dann immer noch bei Bedarf von Ihnen geben lassen. Sprechen Sie diese Vorgehensweise vorher mit Ihrem Chef ab.

Wenn Ihr Chef an vielen unterschiedlichen Projekten arbeitet, legen Sie statt einer langen Vorgangsliste einzelne Projektlisten an. Dann hat er Einblick in die Entwicklung jedes einzelnen Projekts.

Sie fragen Ihren Chef:

• Hat er neue Termine vereinbart?

• Wie zufrieden war er mit der Reiseplanung?

• Was können Sie in Zukunft noch verbessern?

• Wurden die Ziele der Reise erreicht? Welche Aufgaben ergeben sich daraus für Sie und für die Mitarbeiter?

Wann schreiben Sie einen Empfänger nur in CC (carbon copy = weitere Empfänger) an und wann sollten Sie BBC (blind carbon copy = weitere Empfänger werden nicht angezeigt) verwenden?

Die Regelungen in der DIN 5008 zu E-Mails beziehen sich nur auf die Verwendung als Geschäftsbrief und nicht auf unternehmensinterne Mitteilungen. Dennoch sollten Sie Folgendes beachten,
wenn Sie Adressfelder verwenden:

An-Feld
Mehrere Empfänger im An-Feld: Sie dürfen eine E-Mail im Adressfeld an einen oder mehrere gleichberechtigte Empfänger adressieren:

Beispiel:
Willi.mueller@t-online.de; Karlotta.
heimeier@euromanagement.eu

Wann Sie mit dem An-Feld und wann mit dem CC-Feld arbeiten sollten
Die Empfehlung der DIN 5008 sieht so aus: Schreiben Sie nach Möglichkeit immer einzelne E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail mit einer konkreten Handlungsanweisung für eine Person haben, dann setzen Sie diese in das An-Feld.

Bei einem gleichwertigen Empfängerkreis wie beispielsweise mehreren Geschäftsführern, die Sie einladen möchten, sollten Sie alle Empfänger in das An-Feld setzen. Wenn Sie diese E-Mail als Kopie an weitere Empfänger zu deren Information versenden möchten, setzen Sie die weiteren Personen in das CC-Feld.

Das bedeutet für das Beispiel, dass die Empfänger im CC nicht eingeladen sind, sondern nur informiert werden.

CC-Feld
Je nachdem, ob diese Adressen für die einzelnen Empfänger sichtbar sein sollen, sind sie in das entsprechende Verteilerfeld CC (sichtbar) oder BCC (unsichtbar) einzutragen.

Für die Adressierung an mehrere Empfänger dürfen auch Verteilergruppen genutzt werden, also zum Beispiel die Gruppe „Außendienst“, die Sie in Ihrem E-Mail-Programm zu einer Gruppe zusammengefasst haben.

BCC-Feld
Achten Sie bei der Verwendung des BCC-Feldes darauf, dass Sie dieses Adressierungsfeld nur nutzen, wenn die einzelnen Empfänger die E-Mail-Adressen der „Mit-Empfänger“ nicht lesen sollen. Fairerweise sollten Sie dem Empfänger der E-Mail (also der Person, die im An-Feld steht) einen Hinweis darauf geben, dass diese E-Mail an einen weiteren Empfängerkreis verschickt wird.

In der Praxis hat sich das BCC-Feld für Werbemailings oder größere Newsletterverteiler durchgesetzt. Es ist also eher nicht für die normale Geschäftskorrespondenz geeignet.

Schluss mit der Papierflut durch Veranstaltungsunterlagen, die sich gern irgendwo stapeln und letztendlich doch vernichtet werden! Verzichten Sie, wenn möglich, auf die üblichen gedruckten Tagungsunterlagen und bieten Sie Ihre Informationen und Dokumente zu einer Veranstaltung digital als Download auf der Unternehmens-Webseite an. Sie können die Daten auch auf USB-Sticks speichern und die Ihren Teilnehmern geben. Das schont die Umwelt, spart Papier und Produktionskosten, und Ihre Teilnehmer müssen keine  Aktenberge mit sich herumtragen.

4 Vorschläge, wie Sie Abfall ganz praktisch vermeiden

Vorschlag 1
Stellen Sie an den Ausgängen der Tagungsräume Wiederverwertungsbehälter auf, getrennt nach Papier, Kunststoff und Restmüll. Sie werden erstaunt sein, wie diszipliniert sich Ihre Teilnehmer an die Mülltrennung halten.

Vorschlag 2
Auf Ihrem Messestand bitten Sie Ihre Besucher, Ihnen die Visitenkarte zu hinterlassen, und notieren auf dem Messebericht, welche Informationen der Interessent wünscht.

Anstatt dem Interessenten kiloweise Prospektmaterial mitzugeben, senden Sie ihm die gewünschten Informationen gezielt per E-Mail zu oder stellen diese als Datei zum Abruf auf Ihrer Webseite zur Verfügung.

Vorschlag 3
Verzichten Sie auf Verpackungsmaterial oder schränken Sie es auf ein Minimum ein.

Sie möchten Ihren Veranstaltungsteilnehmern oder Messebesuchern eine kleine Erinnerung mitgeben? Dann überreichen Sie das kleine Präsent ohne zusätzliche Geschenkverpackung. Viele Werbegeschenke sehen ansprechend aus oder haben vom Hersteller bereits eine Verpackung.

Vorschlag 4
Vermeiden Sie Plastikmüll durch Becher, Geschirr oder Besteck. Greifen Sie auf wiederverwendbares Porzellan zurück; besser noch sind Becher aus Maisstärke oder Geschirr aus Palmblättern oder Schilf.

Gäste zu empfangen gehört zu Ihren Aufgaben. Ihnen ein besonders gutes Gefühl zu vermitteln, kann bei der Kundenbindung und bei der Anbahnung neuer Aufträge helfen. Mit einigen wenigen Mitteln können Sie dazu beitragen.

So gehen Sie vor:

1. Verschicken Sie immer eine Terminbestätigung und eine Wegbeschreibung
Fragen Sie den Gast oder seine Sekretärin, wie er anreist. Dann bestätigen Sie den Termin noch einmal schriftlich. Auch in Zeiten von Internet und E-Mail gilt: Schicken Sie eine Wegbeschreibung mit. Wenn er mit dem Auto anreist, weisen Sie ihn auf Parkplätze hin.

Informieren Sie Ihren Gast auch über „Fallstricke“, zum Beispiel so: „Bitte beachten Sie, dass sich das Büro der Abteilung Organisation nicht in unserer Unternehmenszentrale in der Dieselstraße 22, sondern zwei Straßen weiter in der Ferdinandstraße 8 befindet. Direkt vor der Ferdinandstraße 8 können Sie parken.“

2. Hissen Sie für hochrangige ausländische Gäste deren Nationalflagge
In manchen Unternehmen ist es Sitte, für hochrangige Besucher aus dem Ausland eine Fahne zu hissen. Das ist etwa dann angebracht, wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine koreanische Delegation empfängt, zu der ein Abgesandter der Regierung gehört.

3. Lieblingsgetränke sollten parat stehen
Wenn Sie wissen, dass Ihr Besucher gerne ein bestimmtes nichtalkoholisches Getränk trinkt, wird es ihn sehr freuen, wenn auch dieses bereitsteht. Wenn Sie asiatische Gäste haben, sollten Sie neben Kaffee auch grünen Tee hinzustellen. Viele Briten freuen sich über schwarzen Tee/Earl-Grey-Tee.

Bereiten Sie am besten losen Tee in einer Kanne zu. Teebeutel sind in der Regel von schlechterer Qualität und wirken weniger stilvoll.

4. Kleiner Imbiss nach einer langen Anreise
Wer eine Anreise von mehreren Stunden hinter sich hat, wird sich über etwas zu essen freuen und ist vermutlich durstig.

Nicht immer stillen ein paar Kekse und Kaffee diesen kleineren oder größeren Hunger. Belegte Brötchen oder Butterbrezeln werden gern angenommen.

Wichtig ist, dass die Speisen sich unkompliziert essen lassen und nicht „klebrig“ sind. Stellen Sie neben Kaffee und/oder Tee auch Mineralwasser und Apfel- oder Orangensaft bereit.

5. Ans Mittagessen denken
Wenn sich eine Besprechung bis 12 oder 13 Uhr hinzieht, sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Chef darüber, ob er mit den Gästen hinterher essen gehen möchte. Sollen Sie einen Tisch in einem Restaurant oder in der Kantine reservieren lassen? Oder sollen Sie ein Essen kommen lassen? Informieren Sie Ihre Gäste im Idealfall vorab über das geplante Mittagessen.

6. Transfers rechtzeitig organisieren
Wenn eine Besprechung länger dauert als geplant, kann es passieren, dass ein Gast seinen Zug oder sein Flugzeug nicht mehr rechtzeitig erreicht. Fragen Sie am besten schon bei der Begrüßung, ob und wann Sie einen Transfer organisieren sollen, damit der Gast in jedem Fall rechtzeitig loskommt.