Gäste zu empfangen gehört zu Ihren Aufgaben. Ihnen ein besonders gutes Gefühl zu vermitteln, kann bei der Kundenbindung und bei der Anbahnung neuer Aufträge helfen. Mit einigen wenigen Mitteln können Sie dazu beitragen.
So gehen Sie vor:
1. Verschicken Sie immer eine Terminbestätigung und eine Wegbeschreibung
Fragen Sie den Gast oder seine Sekretärin, wie er anreist. Dann bestätigen Sie den Termin noch einmal schriftlich. Auch in Zeiten von Internet und E-Mail gilt: Schicken Sie eine Wegbeschreibung mit. Wenn er mit dem Auto anreist, weisen Sie ihn auf Parkplätze hin.
Informieren Sie Ihren Gast auch über „Fallstricke“, zum Beispiel so: „Bitte beachten Sie, dass sich das Büro der Abteilung Organisation nicht in unserer Unternehmenszentrale in der Dieselstraße 22, sondern zwei Straßen weiter in der Ferdinandstraße 8 befindet. Direkt vor der Ferdinandstraße 8 können Sie parken.“
2. Hissen Sie für hochrangige ausländische Gäste deren Nationalflagge
In manchen Unternehmen ist es Sitte, für hochrangige Besucher aus dem Ausland eine Fahne zu hissen. Das ist etwa dann angebracht, wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine koreanische Delegation empfängt, zu der ein Abgesandter der Regierung gehört.
3. Lieblingsgetränke sollten parat stehen
Wenn Sie wissen, dass Ihr Besucher gerne ein bestimmtes nichtalkoholisches Getränk trinkt, wird es ihn sehr freuen, wenn auch dieses bereitsteht. Wenn Sie asiatische Gäste haben, sollten Sie neben Kaffee auch grünen Tee hinzustellen. Viele Briten freuen sich über schwarzen Tee/Earl-Grey-Tee.
Bereiten Sie am besten losen Tee in einer Kanne zu. Teebeutel sind in der Regel von schlechterer Qualität und wirken weniger stilvoll.
4. Kleiner Imbiss nach einer langen Anreise
Wer eine Anreise von mehreren Stunden hinter sich hat, wird sich über etwas zu essen freuen und ist vermutlich durstig.
Nicht immer stillen ein paar Kekse und Kaffee diesen kleineren oder größeren Hunger. Belegte Brötchen oder Butterbrezeln werden gern angenommen.
Wichtig ist, dass die Speisen sich unkompliziert essen lassen und nicht „klebrig“ sind. Stellen Sie neben Kaffee und/oder Tee auch Mineralwasser und Apfel- oder Orangensaft bereit.
5. Ans Mittagessen denken
Wenn sich eine Besprechung bis 12 oder 13 Uhr hinzieht, sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Chef darüber, ob er mit den Gästen hinterher essen gehen möchte. Sollen Sie einen Tisch in einem Restaurant oder in der Kantine reservieren lassen? Oder sollen Sie ein Essen kommen lassen? Informieren Sie Ihre Gäste im Idealfall vorab über das geplante Mittagessen.
6. Transfers rechtzeitig organisieren
Wenn eine Besprechung länger dauert als geplant, kann es passieren, dass ein Gast seinen Zug oder sein Flugzeug nicht mehr rechtzeitig erreicht. Fragen Sie am besten schon bei der Begrüßung, ob und wann Sie einen Transfer organisieren sollen, damit der Gast in jedem Fall rechtzeitig loskommt.