Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind Sekretärin des Einkäufers in einer Baustoff-Fabrik. Ihr Chef hält sich derzeit bei einem Straßenbauprojekt in Afrika auf. Handy und E-Mail funktionieren nicht zuverlässig. Ein Lieferant ruft Sie an. Er teilt Ihnen mit, dass er sich mit Ihrem Chef mündlich über eine Just-in-time-Lieferung von Baumaterial für den nächsten Tag geeinigt habe, aber ohne eine schriftliche Bestellung nicht ausliefern könne. Was tun Sie?
Auf den ersten Blick stecken Sie in einer Zwickmühle: Sie sind nicht befugt, eine Bestellung in Auftrag zu geben. Das wäre eine Kompetenzüberschreitung. Andererseits würde die Produktion stillstehen, wenn nichts bestellt wird. Eine Vertretung hat Ihr Chef nicht.
Sie überlegen, wer von der Nichtlieferung am meisten betroffen wäre: na klar, die Produktion! Sie rufen den Produktionsleiter an. Der braucht das Baumaterial tatsächlich dringend, telefoniert selbst mit dem Lieferanten und unterschreibt dann die schriftliche Bestellung.
Fazit:
Wenn jemand eine Entscheidung von Ihnen fordert und Ihr Chef nicht erreichbar ist: Delegieren Sie die Entscheidung an einen Verantwortlichen.
Das können Sie tun, wenn Ihr Chef keine Vertretung hat:
- Fragen Sie, bis wann die Entscheidung spätestens gefallen sein muss.
- Wenn noch Zeit ist: Schreiben Sie Ihrem Chef eine E-Mail, sprechen Sie ihm eine kurze Mitteilung auf Band oder hinterlassen Sie ihm eine Nachricht im Hotel.
- Wenn die Entscheidung unverzüglich getroffen werden muss: Bleiben Sie ruhig und überlegen Sie, wen das Problem im Unternehmen noch betrifft. Diese Person ist Ihr Ansprechpartner.
- Wenn es keinen anderen Ansprechpartner gibt: Schildern Sie den Fall dem Vorgesetzten/Partner Ihres Chefs. Wenn Ihr Chef Alleinunternehmer ist, fällt diese Option aus. Dann müssen Sie versuchen, selbst zu entscheiden, oder auf die Entscheidung Ihres Chefs warten.
- Handeln Sie keineswegs überstürzt – auch derjenige, der auf die Entscheidung drängt, kann sich irren.
- Wenn Ihr Chef will, dass Sie in einem solchen Fall entscheiden, sollte er Ihnen für die Zukunft eine Handlungsvollmacht erteilen.