- Klären Sie mit Ihrem Chef ab, wie viele Termine Sie an einem Tag maximal vergeben dürfen.
- Fragen Sie Ihren Chef, ob er sich ab und an einen terminfreien Bürotag oder einen terminfreien halben Tag wünscht.
- Terminieren Sie so, dass Ihr Chef immer noch genügend Zeit hat, um die Termine vor- und nachzubereiten und seine Arbeit im Büro zu erledigen.
- Vereinbaren Sie keine unnötigen Besprechungen. Kein Chef mag es, wenn er plötzlich vom Besuch eines Versicherungsvertreters überrascht wird.
- Fragen Sie immer genau nach, wer einen Termin bei Ihrem Chef haben möchte, wann und warum. Kein Chef mag Termine mit unbestimmten Besuchern.
- Wenn Sie die Person und das Unternehmen nicht kennen oder das Gefühl haben, dass Ihr Chef diesen Termin nicht wünscht, oder dieser jetzt einfach nicht passt, sprechen Sie sich mit ihm ab, bevor Sie den Termin vergeben.
- Planen Sie zwischen zwei Sitzungen im Unternehmen immer mindestens eine halbe Stunde Pufferzeit ein. Es kann sein, dass eine Besprechung länger dauert. Außerdem bleibt Ihrem Chef so noch Zeit, um zwischendurch Unterlagen zu holen, ein Telefonat zu führen oder E-Mails zu checken oder einfach kurz auf die Toilette zu gehen.
- Bei externen Terminen planen Sie eine Extra-Pufferzeit ein – erstens, weil Besprechungen auch mal länger dauern können, und zweitens, weil der Straßenverkehr ein Problem werden kann.
- Zeit für eine Mittagspause muss immer sein – und sei es nur eine halbe Stunde an ganz stressigen Tagen.
- Wenn Ihr Chef von einer Reise zurückkommt, halten Sie ihm den ersten Tag terminfrei.
- Bitten Sie Ihren Chef darum, Ihnen seine privaten Termine zu nennen, damit Sie darauf Rücksicht nehmen können.
- Unterbrechen Sie im Notfall eine Besprechung, die länger dauert als geplant und den Zeitplan gefährdet. Sagen Sie: „Sie müssen jetzt in die nächste Sitzung/ zu einem Kunden/zum Zug.“
- 4 Tipps für korrekte Stellenanzeigen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- Der Internet-Tipp: xpaket.de – Ihr schneller Helfer im Sekretariat