Viele Vorgesetzte beklagen sich darüber, dass sie vor lauter Störungen kaum zum Arbeiten kämen. Doch die Realität sieht ganz anders aus. Häufig sind es die Chefs, die ihre Mitarbeiter und vor allem ihre Sekretärin oder Assistentin beliebig oft und willkürlich stören.
„Ja, aber ist das denn nicht das gute Recht eines jeden Vorgesetzten, seine Mitarbeiter bei der Arbeit zu un- terbrechen, um etwas abzusprechen oder zu klären?“, könnten Sie jetzt fragen. Ja und nein. Ja, weil er als Chef natürlich nicht um Erlaubnis fragen muss, wenn er Sie bei der Arbeit unterbricht. Nein deshalb, weil häufige und willkürliche Unterbrechungen mangelnden Respekt dem Mitarbeiter gegenüber zeigen. „Frau Meier“ durch die geschlossene Tür gerufen und das im Zehnminutentakt, ist unhöflich und schlichtweg respektlos.
Das dürfen und sollten Sie sich als engste Mitarbeiterin Ihres Chefs nicht gefallen lassen. Außerdem behindern die häufigen Unterbrechungen Sie in Ihrer Arbeit. Sie werden immer wieder aus der Konzentration gerissen und können die Arbeiten, die Sie fertigstellen sollen und nach denen Ihr Chef möglicherweise fragt, gar nicht beenden.
Wenn Sie Ihren Chef also darauf ansprechen, hat auch er etwas davon, wenn es ihm gelingt, sein Verhalten zu ändern.
Dies ist natürlich ein sensibles Thema, das viele Sekretärinnen schon anzusprechen versucht haben – oft ohne Erfolg. Denn die „Gespräche“ sind unter anderem so abgelaufen:
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Chef ruft wieder einmal nach seiner Sekretärin.
Sekretärin: „Herr Dr. Meyer, ich mache das eben noch zu Ende und komme dann zu Ihnen.“
Mit dieser Reaktion, hofft die Sekretärin, würde sie dem Chef deutlich machen, dass er sie nicht so oft unterbrechen soll. Nur hat sie das damit weder angedeutet noch gesagt. Sie hat nur gesagt, dass sie ihre Arbeit gerade beenden möchte. Mehr nicht. Davon kann ein Gesprächspartner unmöglich ableiten, dass sich die Angesprochene gestört fühlt.
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Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn auch Sie einen sehr spontanen Chef haben, der Sie häufig unterbricht, so häufig, dass Ihre effiziente Arbeitsweise dadurch stark beeinträchtigt wird, sollten Sie es ihm sagen. Reden Sie nicht drum herum und seien Sie trotzdem diplomatisch.
| Beispiel: |
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Sekretärin: „Herr Dr. Meyer, ich arbeite sehr häufig an Dingen, auf die ich mich konzentrieren muss. Statistiken, Angebote und Ähnliches. Es kommt dann schon mal vor, dass Sie in diesem Zeitraum etwas von mir benötigen, eine Frage haben, etwas nicht finden, was auch immer.“
Der Chef nickt.
Sekretärin: „Ist es für Sie in Ordnung, wenn ich Ihnen, bevor ich mich konzentrieren muss, um etwas Dringendes fertigzustellen, Bescheid sage, damit Sie mir die halbe Stunde oder auch die Stunde geben, um durchzuarbeiten?“
Chef: „Ja natürlich.“
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Das sagt das Sekretärinnen-Handbuch dazu: Wenn Sie so kommunizieren, wird es wohl kaum einen Chef geben, der sagt: „Das ist mir egal. Ich bin der Chef und ich unterbreche, wann immer ich will.“ Sollten Sie diese Antwort trotzdem erhalten, haben Sie den Sachverhalt möglicherweise doch nicht, wie in unserem Beispiel vorgeschlagen, angesprochen. Oder Sie haben es mit einem Vorgesetzten zu tun, der anderen Menschen geringe Wertschätzung und keinen Respekt entgegenbringt. Entscheiden Sie selbst, ob Sie langfristig so arbeiten und behandelt werden möchten.