Respektlosigkeit, Beleidigungen, abfällige Bemerkungen, anzügliche Blicke oder Witze, Aufdringlichkeit: Solche Verhaltensweisen kommen zum Glück selten vor. Aber Sie sollten dagegen gewappnet sein. Von Ihnen als Sekretärin wird erwartet, dass Sie mit dem unangemessenen Verhalten eines Gastes allein zurechtkommen. Die große Herausforderung dabei ist, dass Sie Ihre Gefühle in diesem Augenblick nicht zeigen sollten. Nicht nur, weil es dem Geschäftskontakt schadet, wenn Sie Ihren Unmut zeigen – sondern wenn Sie die Nerven verlieren, leidet auch Ihre Kompetenz.
Diese 5 Tipps sollten Sie beherzigen:
1. Bewahren Sie Ruhe
In der Ruhe liegt die Kraft. Nur wenn Sie gelassen bleiben, können Sie schwierige Situationen souverän meistern.
2. Distanzieren Sie sich von dem Gast, aber bleiben Sie höflich
Ihre konsequente Höflichkeit beweist Ihre gute Kinderstube und bietet Ihnen außerdem einen guten Schutz, denn normalerweise prallt unangemessenes Verhalten wirkungslos von einer „Wand aus Höflichkeit“ ab und wird dann nicht mehr wiederholt! Beispiel: Sie brauchen einer Person, die sich Ihnen gegenüber schlecht benimmt, kein liebenswürdiges Lächeln und keine freundlichen Worte zu schenken.
Kümmern Sie sich einfach professionell um ihr Anliegen.
3. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Aufgaben zu erledigen
Das ist der beste Schutz, um sich vor einem unliebsamen Gast abzuschirmen. Sie beweisen Ihrem Chef, dass Sie sich emotional gut im Griff haben.
4. Lassen Sie sich niemals auf eine Diskussion mit einem Gast ein
Ein Gast konfrontiert Sie mit einer persönlichen Meinung, die Sie nicht teilen. Lassen Sie sich auf keine Diskussion ein. Wechseln Sie das Thema oder schweigen Sie, wenn das nichts bringt.
5. Sprechen Sie nicht über das schlechte Verhalten des Gastes, solange er noch da ist
Informieren Sie Ihren Chef über einen unangenehmen Vorfall erst dann, wenn der Gast gegangen ist. Bleiben Sie bei Ihrer Schilderung sachlich und dramatisieren Sie nichts! So stellen Sie sicher, dass Ihr Chef Ihnen aufmerksam zuhört und Sie ernst nimmt.
Je nachdem, was vorgefallen ist, entscheiden Sie mit Ihrem Chef gemeinsam, wie Sie und er beim nächsten Besuch dieses Gastes reagieren werden.