Haben Sie das schon erlebt? Plötzlich steht jemand in Ihrem Sekretariat und möchte Ihren Chef sprechen. Er hat sich nicht angemeldet. Nach dem Motto: „Ich war gerade in der Gegend und dachte, ich schau mal vorbei. Vielleicht hat Herr Dr. Wichtig ja einen Augenblick Zeit.“
Grundsätzlich gilt: Jemand, der keinen Termin hat, muss in Kauf nehmen, dass seine spontane Aktion nicht zum Erfolg führen wird. Also seien Sie ganz entspannt. Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen.
So gehen Sie vor, wenn unangemeldeter Besuch vor der Tür steht
Sie müssen Ihrem Chef die Chance geben, den Gast nicht zu empfangen. Folgendes sollten Sie beachten:
- Lassen Sie nicht zu, dass der Besucher an Ihnen vorbeiläuft. Notfalls stehen Sie schnell auf und stellen sich zwischen Cheftür und Besucher.
- Wenn der Besucher den Chef schon durch die geöffnete Tür gesehen hat, gilt ebenfalls: Lassen Sie nicht zu, dass er einfach hineinläuft! Stellen Sie sich dazwischen.
Der Sekretärinnen-Handbuch- Tipp: Ihr Chef muss den Besucher kurz begrüßen, wenn er bereits „gesichtet“ wurde. Den Gast komplett ohne einen kurzen Handschlag abzuwimmeln, erscheint etwas unhöflich.
Das könnten Sie sagen:
„Herr Müller, ich schaue gerade mal, ob Herr Dr. Wichtig Zeit hat. Einen Augenblick bitte.“
Falls der Besucher nicht gesagt hat, was er von Ihrem Chef möchte, fragen Sie danach: „Sagen Sie mir bitte noch, zu welchem Thema Sie Herrn Dr. Wichtig sprechen möchten.“
Bieten Sie ihm einen Platz an oder bitten Sie ihn, dort zu warten, wo er gerade steht.
Denken Sie daran: Er sollte außer Hörweite sein. Schließen Sie also die Tür zum Chefbüro hinter sich.
Ihr Chef will den Besucher empfangen
Das ist eine einfache Situation. Sie bitten den Gast herein.
Ihr Chef will den Besucher nicht empfangen
Wenn Ihr Chef keine Zeit oder Lust hat, den Gast zu sprechen, ist nun Ihr Abwimmeltalent gefragt.
So sagen Sie höflich „Jetzt geht es nicht“
„Herr Müller, es geht gerade leider nicht. Herr Dr. Wichtig bereitet seinen nächsten Termin vor – er ist schon auf dem Sprung. Was kann ich ihm denn ausrichten?“
Wenn er antwortet „Ach ich will ja nur eben guten Tag sagen und bin dann sofort wieder weg“, wiederholen Sie ganz freundlich, was Sie gerade gesagt haben. Das ist die „Sprung in der Platte“– Technik. Sie bewährt sich in Situationen, wenn Ihr Gegenüber die erste Antwort nicht gleich akzeptiert.
Der Sekretärinnen-Handbuch- Tipp: Sagen Sie nicht von vornherein, Ihr Chef sei in einem Gespräch. Falls Ihr Chef doch Zeit und Lust hat, den Besucher zu sprechen, stehen Sie sonst dumm da.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Bieten Sie dem Besucher nicht gleich einen anderen Termin an. Jemand, der spontan vorbeischaut, will vielleicht wirklich nur „hallo“ sagen, oder das Anliegen ist so unwichtig, dass es auch telefonisch geregelt werden könnte. Wenn der Besucher einen Termin wünscht, wird er das schon sagen.