In vielen Unternehmen gilt die Devise „Im Einkauf liegt der wahre Gewinn“. In allen Bereichen sollen möglichst Kosten gesenkt werden.
Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen um die Bestellung der Büromaterialien kümmern, zeigen wir Ihnen jetzt, wie Sie dafür bis zu 20 Prozent weniger ausgeben.
Damit punkten Sie garantiert bei Ihrem Chef und haben nebenbei einen wirkungsvollen Trumpf in der Hand, wenn Sie im nächsten Jahresgespräch um eine Gehaltserhöhung bitten. Denn damit können Sie knallharte Fakten benennen, was Sie für das Unternehmen beziehungsweise Ihren Chef geleistet haben.
- Nehmen Sie sich in einer ruhigen Minute Ihre Bestelllisten der letzten Wochen oder Monate vor. So finden Sie heraus, in welchen Zeitabständen welche Materialbestellungen anfallen. Dadurch können Sie vorausplanen und größere Mengen bestellen.
- Fassen Sie möglichst viele Materialien zu einer regelmäßigen Sammelbestellung zusammen. Denn mit größeren Mengen können Sie höhere Rabatte aushandeln.
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Holen Sie Angebote von mehreren Büromateriallieferanten ein. Die Preise differieren teilweise enorm. Das lohnt sich vor allem bei der Anschaffung von größeren Bürogeräten wie Fax oder Kopierer.
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Schließen Sie sich mit mehreren Unternehmensbereichen bei der Bestellung von Büromaterialien zusammen. Vereinbaren Sie mit Kolleginnen aus anderen Abteilungen Sammelbestellungen. So können Sie noch bessere Konditionen herausholen.
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Verhandeln Sie konsequent mit den Lieferanten. Der Wettbewerbsdruck am Markt ist groß. Es sind grundsätzlich immer noch ein paar Prozentpunkte mehr drin. Drücken Sie den Preis aber nicht auf Biegen und Brechen. Sonst laufen Sie Gefahr, mindere Qualität zu bekommen.
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Achten Sie auf Aktionsangebote von Lieferanten. Lassen Sie sich von Ihren ausgewählten Lieferanten regelmäßig über Sonderangebote informieren, zum Beispiel über einen Newsletter.
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Beugen Sie Missbrauch vor. Geben Sie Büromaterial an Mitarbeiter nur gegen Unterschrift heraus. Wenn dies in Ihrem Unternehmen nicht so gehandhabt werden soll, dann vereinbaren Sie feste Zeiten in der Woche, in denen sich Mitarbeiter in Ihrer Anwesenheit beim Büromaterial bedienen können. So verringern Sie die Möglichkeiten, sich einmal etwas für den privaten Gebrauch mitzunehmen, und fördern gleichzeitig den bewussteren Umgang mit der Ressource Büromaterial.
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Stellen Sie klar, dass Diebstahl Konsequenzen nach sich zieht. Ein Schild im Büromaterialraum, das die rechtlichen Folgen – wie fristlose Kündigung oder Anzeige – verdeutlicht, bewirkt schon sehr viel.
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Steigern Sie das Kostenbewusstsein von Kollegen und Mitarbeitern. Laden Sie zum Beispiel zu einem Meeting ein: Sie erklären dort, wie und wo Mitarbeiter ganz bewusst Büromaterialien einsparen können. Zeigen Sie Wege, wie etwa Druckerpapier eingespart werden kann. Weisen Sie darauf hin, dass nur Dokumente gedruckt werden, die tatsächlich der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Regen Sie dazu an, Dokumente auf externen Datenträgern oder zentralen Servern zu speichern.