Stellen Sie sich vor, Sie können Ihren Chef und zusätzlich Ihre Kollegen selbst dann noch entlasten, wenn Sie nicht da sind. Wie das geht, erfahren Sie jetzt.
Wenn Sie Sarah heißen, legen Sie einen Ordner an, den Sie „Sarahs Wissen“ nennen. „Sarahs Wissen“ steht immer auf Ihrem Schreibtisch. In alphabetischer Reihenfolge finden Ihr Chef und Ihre Kollegen darin Antworten auf alle Fragen, die sie oft an Sie stellen.
Zum Beispiel:
- Unter „B“ lagern Adresse und Telefonnummer des Lieferanten für Büromaterial und einige Bestellformulare.
- Jemand sucht den Hausmeister? Dann genügt es, unter „H“ nachzuschlagen.
- Unter „F“ steht, wie man Guthaben auf die Frankiermaschine auflädt.
- Unter „P“ liegt die Anweisung, wie man den Presseverteiler startet.
- Wer abends noch einen Flug buchen möchte, findet unter „R“ das Reisebüro.
So helfen Sie selbst während Ihrer Abwesenheit Ihrem Chef und Ihren Kollegen souverän bei Problemen und Fragestellungen weiter.
Noch besser – wenn auch etwas aufwändiger für Sie – ist es, Ihr Wissen im Intranet zu platzieren. Am besten so, dass Chef und Mitarbeiter Begriffe in eine Suchmaske eingeben können und die Antwort einige Sekunden später parat haben.
Und nicht nur das: Auch wenn Sie im Büro sind, entlastet der Wissensordner Sie selbst als „Auskunftei für alles“. Wenn Mitarbeiter nach einer Telefonnummer fragen, verweisen Sie freundlich auf den Ordner. Schon können Sie (fast) ungestört weiterarbeiten. Auch Ihre Urlaubsvertretung wird diesen Ordner lieben.
Sie sehen, so einfach kann Entlastung sein!