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Wenn Sie einen Chef haben, der Sie häufiger mit einem „Jetzt nicht“ abspeist, müssen Sie lernen, sich durchzusetzen und ihm die Priorität Ihres Anliegens klarzumachen. Bei allem Verständnis dafür, dass er sehr viel zu tun hat, dürfen Ihre gemeinsame Arbeit und der Kunde nicht darunter leiden.

Möglichkeit 1: Sprechen Sie Ihren Chef darauf an
„Herr Dr. Meier, es kommt schon einmal vor, dass ich eine dringende Information von Ihnen benötige und Sie keine Zeit haben oder die Entscheidung nicht treffen möchten. Für mich ist diese Info aber sehr, sehr wichtig, damit ich weiterarbeiten oder einem Kunden weiterhelfen kann. Ich würde Sie sonst nicht stören. Wie soll ich mich dann verhalten, wenn Sie sagen: ‚Jetzt nicht‘?“

Möglichkeit 2: Sie sprechen nicht, Sie handeln
Statt Ihrem Chef die für Sie schwierige Situation zu schildern, ändern Sie Ihre Vorgehensweise. Anstatt sich mit einem „Jetzt nicht“ abspeisen zu lassen, bleiben Sie hartnäckig: „Herr Dr. Meier, ich weiß, Sie haben viel zu tun, aber es nützt nichts. Ich brauche diese Information von Ihnen.“

Möglichkeit 3: Sie lassen Ihren Chef „auflaufen“
Er hat bereits mehrmals gesagt: „Jetzt nicht“? Dann ist es seine Entscheidung. Schreiben Sie ihm noch eine E-Mail, legen Sie ihm eine Notiz hin, was Ihnen so wichtig war, und lassen Sie ihm noch die Möglichkeit zu handeln. Aber alleine. Sie verabschieden sich in den Feierabend. Er kann sich um die Angelegenheit kümmern, wann er möchte. Die Entscheidung liegt bei ihm, und Sie haben
alles getan, was Ihnen möglich war.

Ob Sie sich für Möglichkeit 1, 2 oder 3 entscheiden, hängt davon ab, was Ihnen besser behagt, und natürlich davon, wie Ihr Chef reagieren wird.

Ob Sie als Frau bei einer Begrüßung sitzen bleiben dürfen, haben Sie sich sicherlich auch schon gefragt. Dass die Dame generell sitzen bleibt, ist veraltet.

Berücksichtigen Sie folgende Gegebenheiten und Tipps:

1. Mit Ihrem Gesprächspartner auf einer Ebene
Im Privatleben galt früher: Die Dame kann generell bei der Begrüßung sitzen bleiben. Sie dürfen dies immer noch, doch berücksichtigen Sie bitte, dass Sie Ihrem Gegenüber wesentlich mehr Respekt zollen, wenn Sie zur Begrüßung aufstehen.
Außerdem gibt es Ihnen ein besseres Gefühl, wenn Sie sich mit Ihrem Gesprächspartner auf eine Ebene begeben. Es spricht sich einfach nicht gut von unten nach oben.

2. Angemeldeter Besucher
Ein Kunde oder Geschäftspartner, der sich zuvor angemeldet hat, betritt Ihr Sekretariat. Selbstverständlich stehen Sie zur Begrüßung auf. Gehen Sie um den Schreibtisch herum, um dem Besucher mit Handschlag zu begrüßen und ihm den Mantel abzunehmen.

3. Unangemeldeter Besucher
Ein Kunde oder Geschäftspartner betritt Ihr Sekretariat ohne vorherige Anmeldung. Sie könnten nun sitzen bleiben, um zu signalisieren: „Jetzt nicht.“ Dieses Verhalten würde nicht besonders höflich wirken.

Stehen Sie lieber auf, denn dann können Sie den Besucher bei Bedarf elegant hinauskomplimentieren.

Gehen Sie dabei nicht um den Schreibtisch herum – es sei denn, Sie möchten den Weg zum Chefzimmer blockieren, weil Sie befürchten, der Besucher werde dort ungefragt eintreten.

4. Morgendlicher Handschlag Ihres Chefs
Es gibt Chefs, die ihre Sekretärin morgens mit Handschlag begrüßen. Es erscheint etwas übertrieben, jeden Morgen zur Begrüßung des Chefs aufzustehen. Bleiben Sie getrost sitzen.

5. Der Vorgesetzte Ihres Chef „stürmt“ vorbei
Ein Kollege oder der Vorgesetzte Ihres Chefs stürmt ins Sekretariat. Zuerst eilt er schnellen Fußes auf Sie zu, um Ihnen die Hand zu geben, da steht er schon mit einem Fuß im Zimmer Ihres Chefs. Sitzen bleiben lautet auch hier die Devise.

Sie und Ihr Chef können ein Lied davon singen: Ein Meeting jagt das nächste. Die meisten beginnen verspätet und werden dann noch überzogen. Das muss nicht sein.

Es sollte zu jeder offiziellen Besprechung eine Agenda verschickt werden, um Ausschweifungen, die nicht zum Thema gehören, zu vermeiden und so die Effektivität zu erhöhen.

Der Redaktions-Tipp: Bevor Sie die Agenda versenden, fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, bis zu einem gegebenen Termin vor der Besprechung die gewünschten Tagesordnungspunkte
anzugeben. Bitten Sie sie um eine Zeitangabe, wie lange sie für den Punkt veranschlagen.

Alle zum angegebenen Zeitpunkt vorliegenden Tagesordnungspunkte werden mit Zeitangabe in die Agenda aufgenommen. So können Sie das Ende der Sitzung leichter bestimmen.

Sinnvoller Aufbau der Agenda
Da alle Teilnehmer von dem vereinbarten Termin wissen, reicht es, wenn Sie die Agenda circa vier Tage vor der Besprechung versenden. Für größere Konferenzen ist natürlich ein längerer Vorlauf erforderlich, da die Agenda in der Regel gleichzeitig die Einladung ist.

Ihre Agenda sollte folgende Punkte enthalten:
1. Ort
2. Datum
3. Beginn
Ort, Datum mit Wochentag und Beginn sind selbstverständliche Angaben.

4. Ende der Besprechung
Geben Sie immer an, wann die Besprechung voraussichtlich endet, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können.

5. Tagesordnungspunkte – mit Angabe des Namens des jeweiligen Vortragenden/Mitarbeiters

6. Besprechungsdauer des jeweiligen Punktes

7. Ziel
Die Angabe des Ziels findet man selten bis gar nicht auf einer Agenda. Vielmehr sind Dinge zu lesen wie „Durchsprache des Ablaufs von Projekt xy“.

Es wäre sinnvoller zu ergänzen: „Durchsprache der Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Projekten – gewünschte Einsparung 15 Prozent der verursachten Kosten.“

So können sich alle Teilnehmer viel besser auf das Thema vorbereiten, eventuell Unterlagen bereitstellen und fangen nicht erst bei Beginn der Sitzung „mit dem Denken“ an.

8. Name des Moderators
Der Einladende ist in der Regel der Moderator. Er sorgt für einen effizienten Ablauf der Besprechung.

9. Namen der Teilnehmer
Oft fragen Chefs nach, wer zu der Besprechung kommen wird.

Verschiedenes – was soll das sein?
Sehr beliebt: der Punkt „Verschiedenes“. Darauf kann sich niemand vorbereiten, da niemand weiß, was sich dahinter verbirgt. Streichen Sie diesen Punkt ersatzlos von der Tagesordnung.

Vielleicht kennen Sie das Phänomen, dass Ihnen nichts mehr so recht gelingt, wenn Ihnen jemand dabei auf die Finger sieht, es laut ist, ein ständiges Umtreiben Sie umgibt:
Willkommen in vielen Großraumbüros! Hier kann dieses Gefühl den ganzen Tag anhalten.

Verschaffen Sie sich und Ihren Kolleginnen und Kollegen eine angenehme Atmosphäre, um in Ruhe Ihre gewohnte Leistung zu erbringen.

Die folgenden Vorschläge helfen Ihnen dabei, ein für Ihr Büro passendes Regelwerk aufzustellen.

1. Vermeiden Sie unnötigen Lärm durch laute Zurufe – vereinbaren Sie besser feste Gesprächszeiten in den Besprechungsräumen oder kommunizieren Sie per E-Mail.

2. Ersetzen Sie unternehmensinterne Telefonate so oft wie möglich durch E-Mails. Wenn sich Telefonate nicht vermeiden lassen, bereiten Sie sie gründlich vor, damit kein Nachtelefonieren notwendig wird.

3. Werden Sie nicht zum Büronomaden; durch Wanderungen zwischen den Arbeitsplätzen stören Sie die Konzentration Ihrer Kollegen. Nutzen Sie unbedingt die vorgegebenen Wege im Büro.

4. Bereiten Sie sich auf Besprechungen sorgfältig vor, indem Sie alle zu klärenden Fragen aufschreiben. Fassen Sie am Ende der Besprechung alle Punkte noch einmal kurz zusammen. Sie vermeiden so unnötiges Nachfragen.

5. Schalten Sie Ihr privates Handy auf Vibrationsalarm und verzichten Sie auf individuelle Klingeltöne, egal, wie „lustig“ diese sind.

6. Schalten Sie die akustische E-Mail-Benachrichtigung an Ihrem Computer ab. Sie werden eingehende E-Mails sicher nicht übersehen.

7. Führen Sie Besprechungen und Kundengespräche immer in den dafür vorgesehenen Besprechungsräumen durch – nicht an Ihrem Schreibtisch oder an dem eines Kollegen.

8. Vermeiden Sie Zugluft: Ihre Kollegen schätzen zwar frische Luft, nicht aber die Jagd nach davonfliegenden Unterlagen oder Erkältungen und verspannte Nacken.

9. Hauen Sie bitte nur im übertragenen Sinn „in die Tasten“, nicht im wörtlichen. Lautes Hämmern auf der Tastatur ist nicht beeindruckend, sondern extrem störend für die Kollegen.

10. Sprechen Sie nicht vor sich hin. Lautes Denken lenkt die anderen von der Arbeit ab.

11. Respektieren Sie die Privatsphäre am Arbeitsplatz Ihrer Kollegen. Der Schreibtisch eines Kollegen ist für Sie Tabuzone, wenn Sie einen Stift, Papier oder Sonstiges benötigen. Bedienen Sie sich also bitte nicht aus dessen Schublade, sondern füllen Sie Ihre Bestände aus dem Schrank mit dem Büromaterial auf. Sie wissen selbst, wie ärgerlich es ist, wenn von Ihrem Schreibtisch Gegenstände verschwunden sind.

12. Nähern Sie sich einem Kollegen immer von vorn. Es ist nicht nur unhöflich, sich von hinten zu nähern, sondern schafft auch Verunsicherung und verstärkt bei den Kollegen das Gefühl, beobachtet zu werden. Zudem möchte nicht jeder Kollege, dass andere freie Sicht auf seinen Bildschirm haben. Wenn Sie sich von vorn nähern, geben Sie ihm die Möglichkeit, den Bildschirminhalt auszublenden oder vertrauliche Unterlagen auf dem Schreibtisch zur Seite zu legen.

In kleinen Kreisen setzt sich jeder, wohin er will. Höflich ist es nach wie vor, dem ranghöchsten Gast die erste Platzwahl zu überlassen. Bei offiziellen Anlässen ist der Ehrenplatz rechts vom Gastgeber, ein weiterer Ehrenplatz links von ihm. Je niedriger der Rang des Gastes, desto weiter ist dessen Platz vom Gastgeber entfernt. Das gilt für geschäftliche und private Treffen gleichermaßen.

Müssen Sie als Sekretärin für einen offiziellen Anlass eine Sitzordnung aufstellen, dann beachten Sie Folgendes:
• Damen und ausländische Gäste sollten niemals am Ende einer Tafel sitzen. Das gilt als unhöflich.
• Platzieren Sie die Teilnehmer in jeder Hinsicht ausgewogen: Die Gäste sollten im Hinblick auf ihr Geschlecht und ihr Temperament gut verteilt sein. Platzieren Sie temperamentvolle Personen so, dass sie sich nicht gegenseitig in die Quere kommen. Setzen Sie Menschen zusammen, die gemeinsame Interessen und Gesprächsthemen haben.
• Sind Partner/Ehepartner eingeladen, müssen diese nicht mehr auseinandergesetzt werden. Daraus ist eine Kann-Bestimmung geworden.
• Begleitpersonen haben immer denselben Rang wie der eingeladene Gast.
• Runde Tische sind besonders gut geeignet, da es keine unbeliebten Außenplätze gibt.
• Vermeiden Sie es, Tische zu nummerieren, denn dadurch entsteht eine Wertung. Geben Sie den Tischen besser Künstler- oder Blumennamen, zum Beispiel „Mozart-Tisch“, „Rosen-Tisch“.

Der Redaktions-Tipp: Wenn ein Gast kurzfristig absagt

Der Ärger ist groß, wenn die Sitzordnung nach stundenlanger Arbeit endlich steht, aber wieder umgestoßen werden muss, weil Sie wenige Stunden vor der Veranstaltung spontane Absagen erhalten. Bewahren Sie die Nerven und prüfen Sie: Ist es möglich, dass alle einen Platz aufrücken, sodass ein Außenplatz leer bleibt? Können die Stühle etwas lockerer gestellt werden, um die
Lücke zu schließen? Ist dies nicht möglich, muss der Platz notfalls frei bleiben. Für die Sitznachbarn ist die Kommunikation dadurch natürlich eingeschränkt. Ihr Chef oder Sie sollten den Betroffenen die Situation erklären und Ihr Bedauern äußern, um Ärger zu vermeiden.

Hatten Sie einen solchen Anruf von einem ehemaligen Mitarbeiter auch schon einmal? Etwa so: „Ich bin seit dem 1. Juni nicht mehr im Unternehmen beschäftigt. Bitte veranlassen Sie, dass mein Foto von der Homepage des Unternehmens genommen wird.“

Wenn nicht, sollten Sie darauf vorbereitet sein. Denn beim Thema Datenschutz und Fotos im Internet werden viele Menschen immer sensibler. Für Sie stellt sich die Frage: Muss das Unternehmen beziehungsweise Ihr Chef das Foto auf Verlangen des Mitarbeiters von der Homepage entfernen?

Der folgende Überblick über die Rechtslage informiert Sie hierzu, auch wenn Sie in so einem Fall nur in Absprache mit Ihrem Chef handeln. Denn wahrscheinlich nehmen Sie den Anruf entgegen und können dann schon eine erste Antwort geben.

1. Einzelporträts eines ehemaligen Mitarbeiters auf der Homepage muss Ihr Chef auf Verlangen löschen, um dessen Persönlichkeitsrechte nicht zu verletzen.

Der Redaktions-Tipp: Erinnern Sie Ihren Chef daran, die Löschung sofort zu veranlassen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, damit Sie sich Ärger ersparen.

2. Gruppenfotos müssen nicht automatisch gelöscht werden, nur weil der ehemalige Mitarbeiter darauf zu sehen ist. Hier gibt die Rechtsprechung dem Interesse des Unternehmens, die eigene
Firmensituation darzustellen, Vorrang vor den Persönlichkeitsrechten des Mitarbeiters.

Der Redaktions-Tipp: Es genügt, wenn Sie beziehungsweise Ihr Chef veranlassen, dass das Gesicht des ausgeschiedenen Mitarbeiters auf dem Foto unkenntlich gemacht wird (ArbG Frankfurt a. M., Az. 7 Ca 1649/12). Das Gruppenfoto kann dann auf der Homepage bleiben.

In nahezu jedem Unternehmen, jeder Abteilung gibt es einen Kollegen, der dumme Sprüche unterhalb der Gürtellinie macht. Und manchmal erlauben sich das auch die Geschäftspartner.

„Na, Frau Meier, Sie sehen ja aus wie das blühende Leben! War Ihr Mann gestern mal wieder auf Geschäftsreise?“ Der Dummschwätzer hat nur blöde Sprüche auf Lager, reißt Witze, über die niemand lachen kann, und fühlt sich dabei auch noch richtig gut. Solche oder ähnliche Bemerkungen unterlegt er mit einem Grinsen und beobachtet dabei, wie Sie reagieren.

Psychogramm des Dummschwätzers:
Er ist in der Regel ein harmloser, wenn auch lästiger Zeitgenosse. Er hinterlässt bei seinen Gesprächspartnern Kopfschütteln, ist aber ungefährlich, da er nicht aggressiv wird. Wenn man ihm Grenzen zeigt, akzeptiert er das meist, allerdings hindert ihn das nicht daran, beim nächsten Mal wieder dumm daherzureden.

So bekommen Sie den Dummschwätzer in den Griff
Bremsen Sie ihn in seiner dummen Art, ohne ihn dabei zu enttäuschen oder zu verärgern.

Behalten Sie die Fäden in der Hand
Machen Sie sich bewusst, dass dieser Typ Mensch durch sein extremes Auftreten mangelndes Selbstbewusstsein überspielt. Er fühlt sich unsicher, wenn er Ihr Büro betritt, und genau hier finden Sie einen Ansatzpunkt dafür, wie Sie ihn bremsen können.

Die 7 besten Tipps gegen dumme Sprüche

1. Gehen Sie sofort auf ihn zu und verwickeln Sie ihn in ein sachliches Gespräch. Sie erleichtern ihm den Einstieg in ein Gespräch, indem Sie die Initiative ergreifen, bevor er mit seinen blöden Sprüchen beginnen kann.

2. Vermeiden Sie Small Talk, denn hier findet der Dummschwätzer eine wunderbare Bühne.

3. Vermeiden Sie Gesprächspausen, denn nur dann, wenn Sie ihn beschäftigen, behalten Sie die Kontrolle. Sie sollten also immer am Ball bleiben und das Gespräch so lange leiten, bis er wieder draußen ist.

4. Bleiben Sie am besten professionell und sachlich. Wenn es irgendwie geht, sollten Sie die Sprüche überhören.

5. Versuchen Sie nicht, schlagfertig zu sein. Ein Konter von Ihnen könnte dazu führen, dass seine Sprüche noch dümmer werden.

6. Wenn’s zu bunt wird, zeigen Sie Grenzen auf. Bei Sprüchen, die Sie nicht mehr akzeptieren können, dürfen Sie das ruhig sagen. Achten Sie darauf, dass Ihr Ton nicht zu scharf und aggressiv
klingt. Sprechen Sie ganz ruhig.

Mit den folgenden Formulierungsvorschlägen setzen Sie eine Grenze, die den Dummschwätzer sein Gesicht wahren lässt. Sie signalisieren trotzdem, dass er zu weit geht:
• „Na, Herr Müller, mein Privatleben wollen wir doch lieber außen vor lassen. Wie sieht es …“
• „Ach, Herr Müller, ich freue mich immer, wenn ich Sie sehe, aber mit Ihren Sprüchen kann ich nichts anfangen.“

7. Sollten Sie mit diesen zarten Versuchen nichts erreichen, sagen Sie ganz bestimmt:
• „Herr Meier, ich finde Ihre Bemerkungen unangebracht.“
• „Ich finde Ihre Bemerkungen unpassend.“

Sprechen Sie dann sofort ein anderes Thema an, damit der Gesprächspartner sich für sein unangemessenes Verhalten nicht rechtfertigen muss.

Sie sind eine Perfektionistin und leiden darunter? Dann ist es höchste Zeit, diese Eigenschaft abzulegen. Mit diesem Test finden Sie heraus, ob Sie betroffen sind. Schätzen Sie sich durch die Beantwortung der Fragen selbst ein.

Hinweis: Je häufiger Sie mit Ja antworten, umso mehr tendieren Sie zum Perfektionismus.

Das unterscheidet Professionalität von Perfektionismus
Als professionelle Sekretärin verfügen Sie über Fach- und Hintergrundwissen und sind Expertin Ihres Bereichs. Sie beherrschen die Kunst, die richtigen Mittel oder Methoden zur richtigen Zeit anzuwenden.

Perfektionismus dagegen ist das übersteigerte Streben nach Vervollkommnung und setzt nicht unbedingt Know-how oder Kompetenz voraus.

Nicht selten führt das Thema „Duzen oder Siezen“ zu Problemen im Büro. Und vielleicht haben Sie die Erfahrung gemacht, dass jemand Sie mit seinem Angebot, sich in Zukunft doch zu duzen, überrumpelt hat. Und bevor Sie richtig darüber nachdenken konnten, mussten Sie auch schon „Heinz“ zu Ihrem Kollegen sagen. Noch schwieriger ist die Situation, wenn Ihr Chef Ihnen das Du
anbietet und Sie gar nichts davon halten.

Der Vorgesetzte bietet Ihnen das Du an

Diese Situation ist für die meisten besonders schwierig – schließlich ist er Ihr Chef. Jetzt ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Wenn Sie das Duz-Angebot annehmen möchten, nur keine Scheu! Ihr Chef wird sich das gut überlegt haben.

Lehnen Sie das Duz-Angebot des Chefs einfach ab, ist er vielleicht beleidigt. Die Redaktion verrät Ihnen, wie Sie sich elegant aus der Affäre ziehen.

Hier einige Beispiele, wie sich Ihre Ablehnung gegenüber Chef und Kollegen anhören könnte:

Drücken Sie in jedem Fall zuerst Ihre Freude darüber aus, dass Ihnen dieser Sympathiebeweis entgegengebracht wird:

„Ich freue mich sehr, dass Sie mir das Du anbieten. Für mich bedeutet das, dass Sie mir vertrauen – vielen Dank.“

Lehnen Sie dann höflich, aber bestimmt ab:

„Ich habe leider die Erfahrung gemacht, dass das Duzen bei der Arbeit sehr oft von Dritten missverstanden wird. Möglicherweise entstehen Gerüchte über Bevorzugung und Ähnliches. Das würde unsere Arbeit belasten. Und dem würde ich lieber aus dem Weg gehen und gern beim Sie bleiben.“

„Ich duze nur sehr wenige Menschen, meine Eltern und Verwandte sowie eine Hand voll langjähriger Freunde. Das Du ist nicht mein Fall – vielleicht bin ich da ein wenig altmodisch. Gerade durch das Sie kann ich meine Wertschätzung, meine Sympathie und meinen Respekt, den ich für Sie habe, angemessen ausdrücken. Aus diesem Grunde möchte ich gern beim Sie bleiben, würde Sie aber gern beim Vornamen nennen.“

Sollten Sie den Chef vor Dritten duzen?

Wenn Sie das Angebot Ihres Chefs annehmen und ihn fortan duzen möchten, sollten Sie dazu stehen. Sie brauchen einander nicht zu siezen, wenn Geschäftspartner oder Kollegen in der Nähe sind. Wenn Sie ein gutes Verhältnis zueinander haben, kann das jeder wissen. Menschen, die in das gute Miteinander mehr hineininterpretieren, wird es immer geben. Na und?

Kennen Sie diese Situation? Sie fragen einen Anrufer, worum es geht, und er rückt nicht mit der Sprache raus. Mühsam, zeitintensiv und ärgerlich im deutschsprachigen Telefonat – und noch schwieriger in einem Gespräch mit einem englischsprachigen Anrufer.

Lesen Sie, wie Sie Ihre Gesprächspartner auf Englisch dazu bekommen, Ihnen ihr Anliegen zu nennen.

Tipp 1: Richtig melden am Telefon
Nicht in allen Unternehmen gibt es klare Vorschriften, wie sich Mitarbeiter am Telefon melden, wenn ein englischsprachiger Geschäftspartner anruft. Die Folge: Jeder macht so ungefähr das, wovon er glaubt, dass es okay sei. Dabei ist das Sich-melden so wichtig – es ist in vielen Fällen der erste Eindruck, den ein Kunde sich von Ihrem Unternehmen macht.

Die Redaktion empfiehlt: Melden Sie sich mit „Good morning/afternoon/evening“, dem Namen Ihres Unternehmens und Ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie den Tagesgruß zuerst nennen, stellen Sie sicher, dass der Anrufer Ihren Firmennamen vollständig hören und verstehen kann. Ihren eigenen Namen vollständig zu nennen, verleiht Ihnen mehr Präsenz.

Beispiel: Good afternoon, Meier KG, Michaela Müller speaking.

Tipp 2: Sagen Sie nicht, dass Ihr Chef nicht da sei
Die Aussage, dass Ihr Chef jetzt nicht erreichbar ist, hilft dem Anrufer nicht weiter. Sagen Sie lieber, wann er wieder erreichbar sein wird. Das ist die positive Formulierung von „Er ist im Moment nicht da“.

Tipp 3: Bieten Sie dem Anrufer Ihre Hilfe an
Viele Sekretärinnen greifen zu dieser Formulierung, nachdem sie sich gemeldet und mitgeteilt haben, dass der Chef nicht erreichbar ist: „Can I help you?“ Oder: „May I help you?“

Die Redaktion empfiehlt: Gewöhnen Sie sich diese Formulierungen wieder ab. Diese Fragen sind nicht unhöflich und nicht falsch, aber um zu erfahren, was der Anrufer möchte, völlig ungeeignet.

Die Reaktion des Anrufers auf diese Fragen ist vorhersehbar: „I’ll call back later.“ Damit entlasten Sie Ihren Chef nicht.

So können Sie Ihre Hilfe anbieten:
• What can I do to help you in the meantime?
• How can I help you?
• Is there anything I can do for you?

Tipp 4: Sagen Sie nicht: „What’s it about?“
Auch die Fragen „What’s it about?“ oder „What’s it in relation to?“ sollten Sie Ihren Anrufer nicht stellen. Die sind zwar grammatikalisch korrekt, können aber unfreundlich und kontrollierend wirken.

Diese Fragen eignen sich besser, um herauszufinden, worum es geht:
• May I ask you what it’s about?
• Would you like to tell me what it’s about?

Wenn Sie den Grund des Anrufs kennen, entscheiden Sie, was zu tun ist: Entweder können Sie dem Anrufer selbst helfen oder Sie verbinden zum Beispiel mit einem anderen Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
• The seller contract, you said? Actually, I should be able to help you with that.
• I see. Well why don’t I put you through to Elke Braun in Accounts? She should be able to help you with that.

Wenn Sie diese Formulierungen beherzigen, dann schaffen Sie es, dem Anrufer von Anfang an klarzumachen, dass Sie kompetent sind, damit er sicher ist, sein Anliegen mit Ihnen besprechen zu können.

Das gehört schließlich zur optimalen Chefentlastung.